Integração contábil: o novo passo na informatização das empresas

A migração das obrigações acessórias para o ambiente virtual, por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), impulsionou o processo de adesão à tecnologia nas organizações.

A modernização das empresas brasileiras foi acelerada pelas mudanças no sistema de cumprimento das obrigações fiscais promovidas pela criação do Sped e, posteriormente, por mais um dos seus subprojetos, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

Essa transição foi alvo de críticas, mas especialistas entendem que o processo gerou benefícios importantes. “Os custos e as complexidades decorrentes da implantação do Sped foram motivo de muitas reclamações dos contribuintes. Porém, passada a fase inicial de aprendizado e implantação, obrigações como a Nota Fiscal Eletrônica e as escriturações contábeis digital e fiscal passaram a fazer parte do cotidiano das empresas e das organizações contábeis”, avalia o vice-presidente administrativo da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon), Wilson Gimenez Junior.

A mudança já foi assimilada, mas ainda poderia render frutos melhores. Isso porque o processo de informatização fortalece o controle dos dados sobre o negócio, mas nem sempre essas informações são usadas estrategicamente
pelas empresas, sustenta o mestre em Administração e professor titular da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais (PUC Minas), Hélvio Tadeu Cury Prazeres. “Muitas pessoas vêm essa mudança como uma obrigação
e não percebem que esse pode ser o início de uma gestão diferente, com maior nível de controle. Quantas empresas têm controle sobre sua operação? Quanto pagam de imposto? Ainda há muitos empresários que não acordaram
e ainda tem gente tomando decisão no escuro”, alerta.

Outro ponto que tem melhorado a atuação das empresas é a integração contábil, em que os sistemas empresariais são vinculados aos dos contadores, facilitando a troca de informações. “A integração contábil otimiza bastante os serviços das organizações contábeis, proporcionando às empresas receberem com maior agilidade os seus balancetes mensais e demais demonstrações contábeis”, destaca Gimenez Jr.

Além disso, a integração diminui a ocorrência de erros. Prazeres frisa que a tecnologia ajuda a identificar onde estão as falhas nos processos: “Qualquer erro gera gasto. E, a partir do momento em que são identificadas as falhas, aprende-se como fazer melhor”. Em outras  palavras, a gestão como um todo é beneficiada.

Entre os benefícios da gestão integrada, o professor da PUC Minas cita o maior controle de gastos, pois há um rigoroso acompanhamento dos custos e das despesas do negócio. Na parte tributária e fiscal, é possível identificar ganho
em transparência: “o empresário consegue verificar corretamente o que está pagando de tributos”.

Outra vantagem é sentida na gestão dos processos, pois os “sistemas geram histórico do desempenho empresarial”, esclarece. Já o controle do estoque permite o fortalecimento das ações de prevenção de perdas. Há, ainda, uma série de relatórios gerados, como vendas, relação de clientes e resultados variados. “São dados estratégicos, que vão sinalizar em quais áreas a empresa deve investir”, explica Prazeres.

Sistema ajustado às necessidades do negócio

Por todos esses motivos, o vice-presidente administrativo da Fenacon afirma que, “atualmente, a integração entre os sistemas de gestão operados pelas empresas e os softwares utilizados pelas organizações contábeis é mandatória”. E já existem soluções para as organizações de todos os portes. “A maioria dos softwares de gestão já funciona em nuvem, a modalidade SaaS (software como serviço), e algumas organizações contábeis também passaram a optar por essa solução, o que tem proporcionado maior segurança e, ao longo do tempo, menor custo”, enfatiza Gimenez Jr.

Organizações que, no passado, investiram em softwares robustos têm, agora, a oportunidade de reavaliar esse investimento, focando em serviços com melhor custo x benefício, indica Prazeres. “A solução tem que ser do tamanho
da necessidade da empresa, nem mais, nem menos”, orienta. A regra de ouro é observar o que realmente trará resultado estratégico para o negócio.