A troca de informações é um pressuposto básico na relação entre clientes e contadores; quanto mais organizada for essa entrega, melhores serão os resultados para as empresas.
Até pouco tempo, o uso de malotes de documentos era algo comum na rotina dos escritórios de contabilidade. Os clientes guardavam comprovantes importantes, como duplicatas, boletos e Documentos de Arrecadação de Receitas Federais (Darfs), para enviá-los uma vez por semana, a cada 15 dias ou no fim do mês às assessorias.
Como avanço tecnológico, outras possibilidades surgiram e até mesmo o cumprimento de obrigações acessórias passou a ser feito em ambiente digital.
Hoje, os clientes podem encaminhar uma série de informações por sistemas integrados, programas de transferência de arquivos e aplicativos para troca de mensagens. De um jeito ou de outro, o importante é que as informações estejam corretas e sejam encaminhadas com agilidade. Sem conflito Mais importante do que o meio escolhido para o envio dos documentos é o cuidado de controlar corretamente as informações, alerta o diretor do Sindicato dos Contabilistas de São Paulo (Sindcont-SP), Claudinei Tonon. Ele comenta que um problema ainda comum é que as empresas, sobretudo as de pequeno porte, nem sempre concentram todas as movimentações bancárias na conta da pessoa jurídica. Ou seja, o proprietário do negócio realiza pagamentos ou recebe valores também em sua conta corrente pessoal.
O vice-presidente de Relações Institucionais do Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul (CRC-RS), Celso Luft, explica que essa prática fere o Princípio da Entidade, que define que os recursos da pessoa física não se misturam com o da pessoa jurídica, preservando, assim, o patrimônio da organização. Ele orienta os empresários a fazerem retiradas da conta jurídica somente por meio do pró-labore ou lucro, que deve ser apurado previamente.
Ignorar essa recomendação, além de prejudicar o controle financeiro, pode gerar inconsistências nos cruzamentos de informações feitos pela Receita Federal. Por exemplo, semestralmente os bancos devem emitir a e-Financeira, uma declaração em que são informados os débitos e créditos totais ocorridos em contas bancárias de pessoas físicas e jurídicas (considerando valores acima de R$ 2 mil e R$ 6 mil, respectivamente).
Se os pagamentos e retiradas são feitos ora em uma, ora em outra conta, não é difícil imaginar que o saldo pode não bater com outras declarações importantes, como as de Imposto de Renda. Por isso, o controle precisa ser cada vez mais cuidadoso, já que os mecanismos de análise do fisco também são constantemente aprimorados. Aliás, é graças à evolução nos sistemas que as empresas de contabilidade, atualmente, conseguem agilizar muitos processos, sem nem mesmo depender do envio de dados por parte dos clientes.
É o caso, por exemplo, da importação de arquivos XML, o que pode ser feito diretamente do site das Secretarias de Fazenda estaduais. Dessa forma, o profissional tem acesso a todas as compras realizadas pela empresa, bastando fazer a conferência das informações para verificar se há alguma divergência.
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